TERMS & CONDITIONS
BAHAGIAN A: PERMOHONAN

1.
Permohonan Tempahan Penyewaan Fasiliti Islamic Information Centre (IIC) adalah terbuka kepada jabatan atau agensi Kerajaan, pertubuhan, persatuan, syarikat, Individu dan perniagaan yang berdaftar

2.
Permohonan Tempahan fasiliti hendaklah didahului dengan menyemak tarikh atau membuat pengesahan kekosongan tarikh dan fasiliti yang hendak digunakan.

3.
Permohonan tempahan hendaklah dibuat dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh penyewaan. Walau bagaimanapun, permohonan yang dibuat dalam tempoh kurang daripada empat belas (14) hari masih boleh dipertimbangkan tertakluk kepada kekosongan dan budi bicara pihak pengurusan IIC.

4.
Semua permohonan hendaklah dibuat dengan mengisi Borang Permohonana Tempahan Penyewaan Fasliti, IIC/AM/BORG1 dengan lengkap tidak lewat 14 hari dari tarikh penggunaan untuk mendapat kelulusan dari Pihak Pengurusan Tempahan, IIC.

5.
Pemohonan secara lisan (booking) dan kegagalan melengkapkan Borang Permohonan Tempahan Penyewaan Fasiliti, tidak akan dilayan oleh pihak pengurusan tempahan, IIC.

6.
Borang Permohonan Tempahan yang telah lengkap diisi perlu dilampirkan sekali beserta dokumen sokongan iaitu surat rasmi, kertas kerja dan aturcara program bagi memudahkan pihak pengurusan untuk membuat penilaian untuk kelulusan. Permohonan tersebut hendaklah dikemukakan sama ada melalui serahan tangan, email, mel, atau faks kepada;-



7.
Sebarang permohonan untuk membuat perubahan tarikh hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh sewaan tertakluk kepada kekosongan dan budi bicara pihak pengurusan IIC.

8.
Permohonan untuk pembatalan tempahan hendaklah dibuat secara bertulis selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum tarikh penyewaan dengan mengembalikan bil atau invois yang telah dikeluarkan oleh pihak Islamic Information Centre (jika telah menerima bil atau invois). Caj akan dikenakan dan wang tidak akan dikembalikan jika pihak penganjur atau organisasi gagal berbuat demikian.

9.
Caj sebanyak 50% daripada harga tempahan sekiranya pembatalan dilakukan dalam tempoh kurang daripada tujuh (7) hari.

10.
Islamic Information Centre berhak untuk meminda atau membatalkan kelulusan tempahan atas kepentingan dan keperluan IIC dengan memberikan notis. Walau bagaimanapun, IIC tidak akan menanggung sebarang kerugian akibat pindaan atau pembatalan tersebut.

BAHAGIAN B: SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN

1.
Pihak penganjur program hendaklah menyediakan sendiri peralatan seperti, (Laptop/Printer/LCD Projector/Photostat Service) dan lain-lain perkhidmatan (PA system, Bunga hiasan dan khemah) kerana pihak IIC tidak akan menyediakan dan mengendalikannya.

2.
Program yang dijalankan mestilah mengikut masa yang telah ditetapkan. Jika terdapat sebarang pertambahan masa lebih daripada 30 minit, pihak pengurusan IIC akan mengenakan caj tambahan kepada pihak penganjur.

3.
Bagi penganjur atau organisasi yang hendak membuat raptai atau ‘Rehearsal’ caj seperti biasa akan dikenakan jika menggunakan ‘Air Cond’. Pihak kami tidak mengenakan sebarang caj jika penganjur atau organisasi hanya menggunakan ‘Minimum Lighting’ & tidak menggunakan ‘Air Cond’.

4.
Penganjur dan peserta yang menggunakan fasiliti di IIC hendaklah mematuhi etika berpakaian yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan IIC iaitu berpakaian sopan dan tidak menjolok mata.

5.
Program yang bertujuan untuk mempromosikan dan mempertingkatkan jualan produk, majlis perkahwinan serta kelas-kelas agama anjuran organisasi keagamaan lain adalah tidak dibenarkan sama sekali.

6.
Kebersihan di tempat majlis sebelum dan selepas majlis diadakan adalah tanggungjawab bersama. Pihak penganjur diminta bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan fasiliti yang digunakan sentiasa dalam keadaan bersih dan teratur.

7.
Jika berlaku kerosakan ke atas kelengkapan semasa majlis dijalankan, pihak penganjur dipertanggungjawabkan untuk membaiki atau menanggung kos mengganti peralatan tersebut.

8.
Pemasangan badrop ataupun banner hendaklah dirujuk dan dimaklumkan terlebih dahulu. Dilarang menebuk, melukis, menampal, memaku sebarang bentuk kertas ataupun kain dengan menggunakan paku tekan, gam atau apaapa jua yang membawa maksud kepada menjejaskan keadaan asal pada dinding bangunan.

9.
Pihak penganjur tidak dibenarkan masuk ke bilik kawalan audio visual kecuali juruteknik IIC yang bertugas. Sila maklumkan kepada juruteknik yang bertugas mengenai keperluan peralatan sebelum majlis bermula.

10.
Penganjur hendaklah mendapatkan kebenaran terlebih dahulu dari pihak IIC untuk pemasangan peralatan dari luar ke tempat majlis diadakan. Keselamatan peralatan yang dibawa dari luar oleh penganjur adalah tanggungjawab penganjur sendiri.

11.
Pihak Islamic Information Centre boleh mengenakan caj tambahan jika keadaan tempat dalam keadaan kotor selepas digunakan dan terdapat kerosakan pada peralatan yang digunakan.

BAHAGIAN C: TEMPAHAN PENYEDIAAN MAKANAN & MINUMAN

1.
Permohonan Perkhidmatan Katering untuk penyediaan makanan dan minuman hendaklah dibuat dengan menggunakan Khidmat Katerer Panel yang telah dilantik oleh pihak Islamic Information Centre (IIC).

2.
Penganjur tidak dibenarkan menggunakan katerer lain selain dari katerer panel yang telah dilantik IIC. Makanan dan minuman dari luar adalah tidak dibenarkan.

3.
Sekiranya penganjur hendak menggunakan perkhidmatan katering luar, penganjur hendaklah memastikan pihak katerer tersebut mempunyai sijil halal dan pihak IIC akan mengenakan caj tambahan 25% kerana menggunakan perkhidmatan katering luar.

4.
Permohonan Perkhidmatan Katering hendaklah dibuat dengan menghubungi terus Katerer Panel IIC untuk Penyediaan Makanan & Minuman. Sila rujuk senarai katerer panel IIC seperti yang dilampirkan.

5.
Pihak penganjur diminta memastikan makanan dan minuman tidak dibawa ke dalam bilik semasa majlis atau programterutamanya di dalam auditorium. Tempat jamuan adalah diluar tempat majlis diadakan.

BAHAGIAN D: JEMPUTAN

1.
Pihak penganjur hendaklah memastikan para jemputan meletakkan kenderaan di tempat yang telah disediakan.

2.
Hanya kenderaan yang digunakan untuk tetamu terhormat majlis sahaja dibenarkan diletak di hadapan pintu utama penganjur hendaklah memaklumkan kepada unit tempahan untuk urusan keselamatan.

3.
Penganjur perlu mengemukakan nama-nama para jemputan untuk unit keselamatan IIC sebelum majlis diadakan bagimendapatkan kebenaran.

BAHAGIAN E: TATACARA PEMBAYARAN

1.
Pihak Jabatan Dan Agensi Kerajaan
i. Jabatan atau agensi Kerajaan hendaklah mengemukakan Pesanan Belian Tempatan/Pesanan Perkhidmatan (LPO/SO) kepada Islamic Information Centre (IIC) selewat-lewatnya lima (7) hari sebelum tarikh penggunaan tertakluk kepada kelulusan tempahan.
ii. IIC akan mengeluarkan invois berdasarkan kepada LPO/SO yang diterima dan pembayaran hendaklah dibuatdalam tempoh empat belas (14) hari.

2.
Pihak Swasta
i. IIC akan mengemukakan invois berdasarkan kepada kelulusan tempahan dan pembayaran penuh hendaklahdibuat selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh penggunaan.


BAHAGIAN F: MAKLUMAT AKAUN BANK

Pihak penganjur hendaklah memastikan para jemputan meletakkan kenderaan di tempat yang telah disediakan.



BAHAGIAN G: PERTANYAAN

Sebarang pertanyaan, sila hubungi Unit Tempahan, Bahagian Pengurusan Sumber, Islamic Information Centre (IIC) seperti berikut;


Encik Muhammad Bin Hanapi
Puan Haironey Binti Hj Annuar